Szelektív Rally rajz-, és fotó pályázat adatkezelési tájékoztató

1. Bevezetés
A Formatex Kft. (székhely: 1112 Budapest, Rétkerülő út 41.; cégjegyzékszám: 01-09-660770; a továbbiakban: Formatex vagy adatkezelő) az általa meghirdetett és 2021. október 26. és november 25. között megrendezett Szelektív Rally rajz-, és fotó pályázat (továbbiakban: Pályázat) keretében, a jelen tájékoztató (Tájékoztató) szerint kezeli az Ön személyes adatait. A Formatex-nél elkötelezettek vagyunk az Ön személyes adatainak védelme iránt, kiemelten fontosnak tartjuk az Ön információs önrendelkezési jogának tiszteletben tartását. A Formatex bizalmasan kezeli a személyes adatokat és minden szükséges biztonsági, technikai és szervezési intézkedést megtesz, amely az adatok biztonságát garantálja.

2. Általános Rendelkezések
2.1 A Formatex, mint adatkezelő adatai Adatkezelő neve: Formatex Kft. Székhelye: 1112 Budapest, Rétkerülő út 41.; Cégjegyzékszáma: 01-09-660770 postai úton a Formatex Kft. 1112 Budapest, Rétkerülő út 41. címen.

2.2 A Tájékoztató személyi és tárgyi hatálya A Tájékoztató tárgyi hatálya kiterjed a Pályázat során kezelt személyes adatok körére. A Tájékoztató személyi hatálya kiterjed a pályázaton résztvevők (továbbá: Pályázó) személyes adatainak kezelésére.

2.3 Fogalmak, alapelvek, kapcsolódó jogszabályok
2.3.1 Fogalmak „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel; „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható

2.3.2 Alapelvek
A Formatex, mint adatkezelő felel az alábbiak betartásáért:

 a személyes adatokat jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kezeli („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”);
 a személyes adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtse, és azokat ne kezelje ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon („célhoz kötöttség”);
 a kezelt személyes adatok az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak legyenek és a szükségesre korlátozódjanak („adattakarékosság”);
 gondoskodik róla, hogy a személyes adatok pontosak és szükség esetén naprakészek legyenek és minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törölje vagy helyesbítse („pontosság”);
 a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé („korlátozott tárolhatóság”);
 a személyes adatokat oly módon kezeli, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”).

2.3.3 Kapcsolódó jogszabályok
Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, GDPR)

3. A Formatex által kezelt személyes adatok köre és az adatkezelés célja
3.1 A Pályázaton való részvétel
Az adatkezelés célja:
A Pályázatra való jelentkezés a https://jateksziget.hu/szelektiv-rally-rajz-es-foto-palyazat honlapon keresztül beküldött űrlap segítségével valósul meg. A Pályázatok feltöltésére szolgáló weboldal a pályázati időszak alatt beküldött összes jelentkezést rögzíti, viszont azok a pályázatok, amelyek hibás/hiányos adatokat tartalmaznak, nem elfogadhatók, a jelentkezők köréből kizárásra kerülnek. A megadott személyes adatok a Pályázók jelentkezésének nyilvántartása, kapcsolattartás (telefonon, e-mailben vagy írásban) és adminisztráció, valamint a nyeremények átadása céljából kerülnek kezelésre.

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett kifejezett és önkéntes hozzájárulása. A hozzájárulás a pályázati űrlap beküldésével valósul meg. A hozzájárulás bármikor visszavonható, amely azonban nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelés jogszerűségét. A hozzájárulás visszavonásával Ön kizárja magát a Pályázaton való részvételből.

A kezelt adatok köre: A jelentkezési lap beküldésére használt számítógép IP címe, a jelentkezési lap beküldésének időpontja, az óvoda és az intézményvezető neve és elérhetősége (telefonszám, e-mail cím).
Az adatok megismerésére jogosult személyek köre: a Formatex marketing osztálya, az Adatfeldolgozó.

Adattovábbítás: A Formatex Kft. a nyereményeket a GLS General Logistics Systems Hungary Kft. (székhely: 2351 Alsónémedi, GLS Európa utca 2.; cégjegyzékszám: 13-09-111755 ) segítségével juttatja el a nyertes Pályázókhoz. A GLS General Logistics Systems Hungary Kft. mint önálló adatkezelő részére a nyeremények kézbesítése céljából és csak az ehhez szükséges mértékben kerülnek továbbításra személyes adatok. A felek minden szükséges technikai és szervezési intézkedést megtesznek a biztonságos adattovábbítás érdekében.
Adattovábbítás az alábbi adatfeldolgozó részére történik.

Adatfeldolgozó: A Pályázat lebonyolításával kapcsolatban a Formatex szakmai partnere a Shopify Inc. (székhely: 150 Elgin St., Suite 800, Ottawa, ON, K2P 1L4, Kanada. Az adatfeldolgozó kizárólag a Pályázat technikai lebonyolítása céljából szükséges mértékben fér hozzá a személyes adatokhoz.

A kezelt személyes adatok törlése: Az Adatkezelő a nyertes Pályázók nevét, valamint a részvételükkel készült kép-, hang- és videó felvételt a nyeremények átadását követő 5 év elteltével törli. A Pályázattal összefüggésben kezelt további személyes adatok a Pályázat lezárását - ha a nyeremények átadására a Pályázat lezárását követően kerül sor, úgy a nyeremények átadását - követően törlésre kerülnek. Ha az érintett az adatkezeléshez való hozzájárulását visszavonja, az adatkezelés az érintetti kérelem elintézéséig tart.

3.2 Hírlevél küldése
Az adatkezelés célja: A potenciális Pályázók figyelmének felhívása érdekében a pályázati időszak kezdete előtt tájékoztató hírlevél kerül kiküldésre az intézményeknek. Az intézmény adatai – így többek között az intézményvezető neve és e-mail címe – az Oktatási Hivatal által működtetett központi információs rendszerből lehívható, közérdekű, valamint közérdekből nyilvános adatnak minősülnek. Az adatkezelés jogalapja: A Formatex jogos érdeke, mely abban áll, hogy közvetlen üzletszerzési, ill. népszerűsítési célból (GDPR (47) preambulumbekezdés) megkereshesse az érintett intézményeket. Amennyiben az adatkezelés jogalapja jogos érdek, az érintettnek jogában áll, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen, melyet a palyazat@jateksziget.hu e-mail címre küldött levelével tehet meg.

A kezelt adatok köre: Az intézményvezető neve, e-mail címe.
Az adatok megismerésére jogosult személyek köre: Az Adatfeldolgozó.

3.3 A nyertesek média megjelenései
Az adatkezelés célja: Fénykép-, videó- és hangfelvétel készítése a nyertes Pályázókról. A nyertes Pályázók nevének és képmásának feltüntetése a tömegtájékoztatási médiumokban és egyéb promóciós, valamint reklám célokat szolgáló szöveges, audio, fotó és videó anyagokban.

Az adatkezelés jogalapja: Az érintett kifejezett és önkéntes hozzájárulása. A hozzájárulás bármikor visszavonható, amely azonban nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelés jogszerűségét. A Pályázó felelősséggel tartozik azért, hogy a felvételeken szereplő személyektől a megfelelő és szükséges hozzájárulást beszerzi.

A kezelt adatok köre: A nyertes Pályázó neve, képmása, valamint egyéb, a felvételen rögzített személyes adatok.

Az adatok megismerésére jogosult személyek köre: a Formatex marketing osztálya, az Adatfeldolgozó. Adattovábbítás: Adattovábbításra sor kerülhet külsős és belsős rendezvényeket szervező, a Formatex online kommunikációs és marketing felületeit üzemeltető társaságok részére (különösen, de nem kizárólag a Formatex Játéksziget weboldalán, YouTube, közösségi portálon, hírlevélben). A médiamegjelenések nyilvánosságra hozatala, valamint ennek során történő tovább terjedése esetén az Adatkezelőt felelősség nem terheli. A Pályázat útján megszerezhető nyereményeket a Formatex biztosítja.

Adatfeldolgozó: A Pályázat lebonyolításával kapcsolatban a Formatex szakmai partnere a Shopify Inc. (székhely: 150 Elgin St., Suite 800, Ottawa, ON, K2P 1L4, Kanada. Az adatfeldolgozó kizárólag a Pályázat technikai lebonyolítása céljából szükséges mértékben fér hozzá a személyes adatokhoz.

A kezelt személyes adatok törlése: Az Adatkezelő a nyertes Pályázók nevét, valamint a részvételükkel készült kép-, hang- és videó felvételt a nyeremények átadását követő 5 év elteltével törli. A Pályázattal összefüggésben kezelt további személyes adatok a Pályázat lezárását - ha a nyeremények átadására a Pályázat lezárását követően kerül sor, úgy a nyeremények átadását - követően törlésre kerülnek. Ha az érintett az adatkezeléshez való hozzájárulását visszavonja, az adatkezelés az érintetti kérelem elintézéséig tart.

3. 4. Automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is A Formatex az Ön adatai tekintetében automatizált döntéshozatalt és profilalkotást nem alkalmaz.

4. Adatvédelmi jogok és jogorvoslati lehetőségek
4.1 Az Ön jogai Az GDPR 15-20. cikkei alapján Ön jogosult arra, hogy a Formatex által kezelt személyes adatai tekintetében a) a személyes adatokhoz hozzáférjen; b) a személyes adatok helyesbítését kérje; c) a személyes adatok törlését kérje; d) a személyes adatok kezelésének korlátozását kérje; e) tiltakozzon a személyes adatai kezelése ellen; f) a személyes adatokat megkapja és azokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa, amennyiben ennek jogszabályi előfeltételei fennállnak (adathordozhatósághoz való jog); g) amennyiben a személyes adatok kezelésére hozzájárulása alapján kerül sor, úgy hozzájárulását bármikor visszavonhatja. Ön a fenti jogok gyakorlására vonatkozó kérelmét a 2.1 pontban megjelölt elérhetőségekre küldheti el. A Formatex indokolatlan késedelem nélkül, de általában a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül nyújt tájékoztatást a kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Amennyiben a Formatex nem tesz intézkedéseket, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül nyújt tájékoztatást az intézkedés elmaradásának okairól. Amennyiben Ön nem ért egyet a Formatex válaszával vagy intézkedésével, akkor jogorvoslati lehetőségek állnak rendelkezésére. A Formatex minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről vagy adatkezelés- korlátozásról, akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Kérésre a Formatex tájékoztatást ad a címzettekről.

4.1.1 Hozzáférés joga Ön jogosult arra, hogy a Formatex-től visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, Ön jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz hozzáférést kapjon, valamint tájékoztatást kapjon a kezelésükkel kapcsolatos körülményekről. A kért tájékoztatás többek között a következő adatokra terjedhet ki: az adatkezelés céljai; a személyes adatok kategóriái; azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a Formatex közölte vagy közölni fogja; a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama; valamint amennyiben az adatokat nem közvetlenül Öntől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ.

4.1.2 Helyesbítés Ön jogosult arra, hogy kérésére a Formatex indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a pontatlan személyes adatokat, valamint, hogy kérje a hiányos személyes adatok kiegészítését.

4.1.3 A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”) Ön jogosult arra, hogy kérésére a Formatex indokolatlan késedelem nélkül törölje a személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll: a) a személyes adatokra már nincs szükség; b) ha az adatkezelés alapját képező hozzájárulás visszavonásra kerül, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja; c) Ön tiltakozik az adatkezelés ellen és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre; d) ha a személyes adatokat a Formatex jogellenesen kezelte; e) ha a személyes adatokat jogszabály alapján törölni kell. Az adatot a Formatex nem törli, amennyiben az adatkezelés a következő okok valamelyikéből szükséges: (i) a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából; (ii) a személyes adatok kezelését előíró jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából; (iii) vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges.

4.1.4 Az adatkezelés korlátozásához való jog Ön jogosult arra, hogy kérésére a Formatex korlátozza az adatkezelést, amennyiben az alábbiak valamelyike teljesül:
a) Ön vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Formatex ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és Ön ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) a Formatex-nek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de Ön igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
d) Ön tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben. Az adatkezelés korlátozása estén a korlátozással érintett személyes adatokat a tárolás kivételével csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni. A korlátozás feloldásáról a Formatex előzetesen tájékoztatást nyújt Önnek.

4.1.5 A tiltakozáshoz való jog Ön jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a Formatex jogos érdekén alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a Formatex a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

4.1.6 Az adathordozhatósághoz való jog
Amennyiben az mások jogait és szabadságait nem sérti Ön jogosult arra, hogy személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja. Jogosult továbbá arra, hogy ezeket az adatokat a Formatex közvetlenül továbbítsa egy másik adatkezelő részére, ha a) az adatkezelés az Ön hozzájárulásán, vagy olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben Ön az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az Ön kérésére történő lépések megtételéhez szükséges; és b) az adatkezelés automatizált módon történik, azaz a személyes adatok kezelésére informatikai rendszerben és nem papír alapon kerül sor. Az előző két feltételnek együttesen kell teljesülnie, azaz csak akkor lehet élni az adathordozhatósági joggal, ha Ön hozzájárult adatai kezeléséhez (azaz hozzájárulás a jogi alapja az adatkezelésnek) vagy szerződésen alapul az adatkezelés és az adatkezelés IT rendszerekben úgy történik, hogy emberi beavatkozásra nem kerül sor.

4.2 Jogorvoslat
Amennyiben Ön nem ért egyet a Formatex válaszával vagy intézkedésével, akkor panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9- 11.; levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36-1-391-1400; email: ugyfelszolgalat@naih.hu) vagy bírósághoz fordulhat.

5. Adattovábbítás, az adatfeldolgozók adatai, elérhetősége A Tájékoztató 3. pontjában került
feltüntetésre.

6. Lehetséges változások a Tájékoztatóban
A Formatex megváltoztathatja ezt a Tájékoztatót és mellékleteit. Ebben az esetben a Formatex a frissített változatot közzéteszi. Az érdemi változásokról a Formatex mindig megfelelő tájékoztatást nyújt. Amennyiben kérdés merül fel arra vonatkozóan, hogy melyik tájékoztatás alkalmazandó, keressen bennünket a fent feltüntetett elérhetőségeken.